Datenschutzhinweise für Lieferanten und ähnliche Geschäftspartner
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist die jeweilige ComTS-Gesellschaft, mit der Sie die Geschäftsbeziehung haben.
ComTS GmbH, Juri-Gagarin-Ring 86, 99084 Erfurt
ComTS Logistics GmbH, Juri-Gagarin-Ring 86, 99084 Erfurt
ComTS Finance GmbH, Kaiserslauterer Str. 75, 06128 Halle (Saale)
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Uwe Deppisch
Commerzbank AG
60261 Frankfurt am Main
entsprechend jeweils unter:
ComTS GmbH
datenschutzbeauftragter.comts(at)commerzbank(dot)com
ComTS Finance GmbH
datenschutzbeauftragter.ctsf(at)commerzbank(dot)com
ComTS Logistics GmbH
datenschutzbeauftragter.ctsl(at)commerzbank(dot)com
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Lieferanten erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erfüllung unserer Pflichten erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen des Commerzbank-Konzerns oder von sonstigen Dritten (z. B. einer Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten). Darüber hinaus können dies auch Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z. B. Bonitätsdaten, Scoring- oder Ratingdaten), Dokumentationsdaten (z. B. Handelsregisterauszug) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs.1 b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem Kauf-, Leasing- oder Mietvertrag oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.
b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 fDSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken in unseren Einkaufsprozessen,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der ComTS-Gesellschaften,
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
- Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Überfällen und Betrugsdelikten (vgl. auch § 4 BDSG),
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit(z.B. Zutrittskontrollen),
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung,
- Risikosteuerung im Commerzbank-Konzern.
c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Lieferantenbewerbungen) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
d. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 cDSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs.1 e DSGVO)
Zudem unterliegen wir als Tochtergesellschaft einer Bank diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze) sowie bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Bankenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken in den ComTS-Gesellschaften und im Commerzbank-Konzern.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der ComTS-Gesellschaften und des Commerzbank Konzerns erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen, z.B. der Konzerneinkauf. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z.B. IT-Dienstleister) können zu diesen Zwecken Daten erhalten.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der ComTS-Gesellschaften und des Commerzbank Konzerns ist zunächst zu beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Personenbezogene Daten unserer Lieferanten dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Betroffene eingewilligt hat oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Europäische Zentralbank, Europäische Bankenaufsicht, Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichenoder behördlichen Verpflichtung,
- andere Unternehmen im Commerzbank-Konzern zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung,
- Wirtschaftsprüfer,
- Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit
- es zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist,
- es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder
- Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Des Weiteren ist eine Übermittlung an Stellen in Drittstaaten in folgenden Fällen vorgesehen:
- Sofern dies in Einzelfällen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an einen IT-Dienstleister in den USA oder einem anderen Drittstaat zur Gewährleistung des IT-Betriebsunter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus übermittelt.
- Mit der Einwilligung des Betroffenen oder aufgrund gesetzlicher Regelungen zur Bekämpfung vonGeldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstigen strafbaren Handlungen sowie im Rahmen einerInteressenabwägung, werden in Einzelfällen personenbezogene Daten unter Einhaltung des Datenschutzniveaus der Europäischen Union übermittelt.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus:Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den§§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3Jahre beträgt.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hin-aus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. §19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüberwiderrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für dieZukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen aus-zuführen und zu beenden.
Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen (z.B. bei der Bewertung von Lieferanten), werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSG-VO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte an die verantwortliche ComTS-Gesellschaft gerichtet werden.